Werkgroep communicatie: EVEN KENNISMAKEN

EVEN KENNISMAKEN
Aan: Alle gemeenteleden van de Hervormde Gemeente Oude-Tonge
Van: Werkgroep communicatie

Oude-Tonge, april 2023

Op de gemeenteavond van 29 maart is het al aangekondigd, een werkgroep communicatie gaat, op verzoek van
de kerkenraad, aan de slag om te komen tot een breed gedragen communicatieplan voor onze gemeente. Doe jij
ook mee? Lees dan vooral verder!
 

Wie zijn wij
De werkgroep bestaat uit Elise Lugtenburg-Harrewijn, Lonica van de Sluijs en Gert-Jan van der Valk.

 

Wat is/was ook alweer de aanleiding
Allereerst zien we in het, inmiddels niet meer actuele, beleidsplan onder hoofdstuk 4.3 de volgende voornemens staan:
- Evaluatie/bezinning op de communicatie tussen de kerkenraad en de gemeente;
- Bezinning op het gebruik van sociale media en beeldsignaal als vorm van communicatie richting gemeente en samenleving

Ook in de uitgereikte brief van de kerkenraad van 23 november 2022 wordt communicatie als speerpunt genoemd. Communicatie en de manier waarop gecommuniceerd wordt, heeft veel invloed op de betrokkenheid op elkaar en in het gemeenteleven.
 

Inventarisatie 2021
In 2021 is er op verzoek van de kerkenraad in een werkgroep (met dank aan Annelies van Heemst en Bonita Bevelander) al een inventarisatie gemaakt van alle communicatie binnen onze gemeente. Met daarin conclusies en aanbevelingen die in principe door de kerkenraad zijn overgenomen.

Citaat uit deze inventarisatie:
Een eerste positieve constatering is dat uit het overzicht blijkt dat er veel gebeurt binnen onze
Herv. Gemeente van Oude-Tonge. Er is veel dynamiek binnen de verschillende overlegvormen
waarbinnen het Evangelie centraal staat. Maar de werkgroep constateert ook dat er weinig
samenhang is en ook dat er geen (samenhangend) communicatieplan is. Er wordt gewerkt met
“oude” vertrouwde middelen (bijv. De Zaaier) waar later andere eigentijdse middelen (bijv. de
website, mail, app-groepen) aan toe zijn gevoegd zonder de consequenties daarvan goed te overzien. De
zondagse eredienst is het verbindende element maar de lijnen naar de “doordeweekse” activiteiten
kunnen zeker versterkt worden. Diverse stuurgroepen/besturen/ verenigingen/clubs communiceren op
geheel eigen wijze met s
oms wisselende frequenties.

Het belangrijkste advies was: “stel een communicatieplan op”. In een communicatieplan staat hoe we
met elkaar informatie uitwisselen. Met wie, wanneer en hoe.

COMMUNICATIE IS TWEERICHTINGSVERKEER!
De eerste stap
Als eerste stap vinden wij het belangrijk dat jullie kennis kunnen maken de leden van de werkgroep, zodat je ons kunt vinden en/of aan kan spreken. Ook informeren we jullie over onze plannen en hoe we die vorm willen gaan geven. We vragen ook om een actieve inbreng van jullie!

Proces
Het proces om te komen tot een communicatieplan zal in een viertal stappen verlopen waarbij jullie inbreng heel belangrijk is:
1. Deze informatiebrief waarin we jullie een aantal vragen stellen;
2. Een tweetal inloopmomenten in Aktivia op woensdagavond 10 mei van 19:30 – 21:00 en vrijdagmorgen 12 mei van 10:00 – 11:30 om ervaringen en wensen op het gebied van communicatie binnen de gemeente te delen met de leden van deze werkgroep;
3. Presentatie op een gemeenteavond van het conceptplan;
4. Afronding van het plan met aanbieding aan kerkenraad.

Onze eerste vragen:
Kun je aangeven hoe je de communicatie binnen onze kerkelijke gemeente ervaart? Dan gaat het bijvoorbeeld over:
a. Hoe ervaar je de communicatie binnen onze kerkelijke gemeente?
b. Hoe ervaar je de interne communicatie van en met verenigingen, van en met de kerkenraad ..enz.
c. Hoe ervaar je de externe communicatie in bijv. kranten, folders, social media en de website?
d. Wat vind je van de communicatiemiddelen en kanalen die gebruikt worden?
e. Welke communicatiemiddelen gebruik jezelf op dit moment?
f. Wat gaat er nu goed ten aanzien van de communicatie? Geef een paar voorbeelden?
g. Wat mis je nu ten aanzien van de communicatie? Wat kan er volgens jou beter? Geef een paar voorbeelden.
h. Wordt jou privacy op dit moment voldoende gewaarborgd, wat zou je daarin graag willen behouden en wat zou je graag anders zien?

Denk hierbij aan kernwoorden zoals doel, middel, doelgroep, boodschap, wie, wat, wanneer……

Het zou fijn zijn als je via het scannen van QR-code de vragen digitaal zou willen beantwoorden. Je mag ook een e-mail sturen naar
communicatie@hervormdoudetonge.nl . Bellen kan ook met Gert-Jan van der Valk (06 53464990) of Lonica van der Sluijs (06 22411169). Deel deze brief ook met andere huisgenoten zodat zij ook mee kunnen doen!

Uiterlijk 15 juni 2023 hopen we alle bijdragen binnen te hebben!

We vertrouwen erop dat dit een aanzet geeft tot het opstellen van een breed gedragen communicatieplan.

Met vriendelijke groeten,
Elise Lugtenburg-Harrewijn, Lonica van der Sluijs, Gert-Jan van der Valk